Skanowanie dokumentów - potrzebny Ci profesjonalista.

Zeskanowanie dokumentów do wersji elektronicznej jest dość prostą czynnością i może być wykonana praktycznie na każdym skanerze biurowym. Natomiast przeniesienie całego papierowego archiwum do archiwum elektronicznego to już zadanie dla profesjonalistów a wręcz konsultantów, którzy umiejętnie przeprowadzą Państwa przez cały proces.

W dobie powszechnie rozwijającej się digitalizacji wszelkiego rodzaju dokumentów bardzo ważne jest szczególnie przy skanowaniu dużej liczby dokumentów lub całego archiwum by pamiętać o kilku najważniejszych elementach całego procesu skanowania:

√ Dbałości o oryginały – by Twoje dokumenty nie uległy uszkodzeniu

√ Doborze odpowiedniej rozdzielczości – by zachować najwyższą jakość plików

√ Prawidłowej kompresji danych – by zeskanowane pliki otwierały się szybko i sprawnie

√ Odpowiedniej indeksacji plików – by zachować logiczny porządek w strukturze katalogów

√ Opisaniu meta danych – by móc później scalić elektroniczne pliki z Twoją bazą danych

W przypadku skanowania dokumentów objętych klauzulą poufności również tą, która uniemożliwia wyniesienie dokumentów z archiwum, idealnym pomysłem jest stworzenie na miejscu mini centrum skanowania, do którego dostęp będą mieli tylko upoważnieni pracownicy a dokumenty już na zawsze pozostaną w tym samym miejscu.

Przy skanowaniu dużej liczby dokumentów i posiadaniu już elektronicznego archiwum bardzo ważne jest by odpowiednio dopasować bazę danych opisującą zeskanowane obrazy zgodnie z wymaganiami używanego już systemu i to jest już jeden z etapów bardziej zaawansowanego procesu skanowania. Przy bardziej złożonych projektach wręcz niezbędna jest pomoc konsultanta, który będzie posiadał praktyczne doświadczenie w różnych a przede wszystkim złożonych procesach skanowania.

Z chęcią pomożemy przy Twoim procesie skanowania. Spytaj naszego konsultanta jak możemy pomóc.