Organizacja konferencji - serwis konferencyjny

W obecnej sytuacji rynkowej, przy dużej konkurencji praktycznie w każdej dziedzinie biznesu wizerunek firmy to niejednokrotnie klucz to sukcesu. Potrzeba dopasowania do wciąż zmieniających się potrzeb klientów oraz partnerów biznesowych wymusza wzmożone działania marketingowe, w tym konferencje i eventy promujące nowe rozwiązania i produkty firmy. Z pewnością minęły już czasy wielogodzinnych mało interesujących spotkań z prelegentem odczytującym wielostronicowe analizy i referaty. Dziś spotkania przebiegają w sposób dynamiczny, angażujący obie strony do czynnego udziału. Przygotowywane materiały muszą być atrakcyjne z wyglądu, krótkie i spójne w treści – muszą zachęcać a nie nudzić. W zapomnienie odchodzą wielostronicowe, wielotysięczne nakłady skierowane do wszystkich i do nikogo. Nowością na rynku staje się precyzyjna produkcja odpowiedniej ilości materiałów wsparta personalizacją tak aby każdy, kto je otrzyma poczuł się pełnoprawnym uczestnikiem wydarzenia, podnosi to prestiż firmy oraz samego eventu/konferencji. Standardem stały się roll-up i ścianki firmowe, identyfikatory dla uczestników, zaproszenia, programy, prezentacje, katalogi ,ulotki, listy produktowe, materiały szkoleniowe oraz wszelkiego rodzaju gadżety reklamowe.

W większości przypadków firmy zlecają przygotowanie lub samą produkcję materiałów marketingowych firmą zewnętrznym: agencjom, firmom poligraficznym, drukarniom itp. Niełatwe wydaje się dziś znalezienie rzetelnego partnera dającego gwarancję najwyższej jakości i terminowości, który w sposób kompleksowy może zadbać o przygotowanie niezbędnych materiałów na event marketingowy, konferencje czy też szkolenie. Niejednokrotnie czas stanowi kluczowy element przygotowania i wykonania materiałów na wymienione wydarzenia – często „wkład” merytoryczny jest przygotowywany na ostatnią chwilę, tuż przed konferencją czy spotkaniem. Zgranie wszystkich dostawców i wykonawców tak aby wszystkie materiały były gotowe na czas wymaga działań podjętych z dużym wyprzedzeniem co często okazuje się niewykonalne.  Dodatkowo utrudnienie stanowi organizacja eventu w innym mieście czy też przez firmy spoza granic Polski – transport materiałów lub poszukiwanie wykonawcy na miejscu mówiącego dodatkowo w obcym języku wydaje się być przedsięwzięciem co najmniej karkołomnym.

Copy General poznając problemy klientów związanych z marketingiem oraz konferencjami postanowiliśmy stworzyć kompleksowe rozwiązanie „Serwis konferencyjny”, który obejmuje przygotowanie niezbędnych materiałów marketingowych zgodnie z przekazaną specyfikacją przy zachowaniu najwyższej jakości z gwarancja wykonania i dostawy zawsze na czas:

Serwis konferencyjny: Fazy

1. Specyfikacja materiałów – ustalenie potrzeb (ilościowych i jakościowych) dotyczących materiałów na konferencje, możliwego czasu realizacji, optymalnej oraz finansowo najkorzystniejszej techniki  realizacji wraz z miejscem dostarczenia (może to być każde miejsce w Polsce czy tez na świecie). Płynnie rozmawiamy po angielsku (język techniczny).
2. Wykonanie w oparciu o własne zasoby technologiczne lub w niektórych przypadkach o partnerską współpracę z doświadczonymi podwykonawcami – cała odpowiedzialność spoczywa na jednym podmiocie CG, która dba o koordynację i czasowe wykonanie wszystkich materiałów. Dodatkowo nasi klienci dostają jedną fakturę zbiorcza za wszystkie wykonane materiały (transparentność kosztów).
3. Wykonanie materiałów
4. Dostawa lub wysyłka materiałów do miejsca docelowego (możemy także pomóc w rozłożeniu i kompletowaniu materiałów). W razie potrzeby  możemy stworzyć Kit’y (zestawy): zwykle – długopis, notes, broszura informacyjna / katalog, pendrive/CD + foliowanie termo-kurczliwe. Przy większych lub kilkudniowych konferencjach możemy wstawić urządzenie do kopiowania i druku wraz z operatorem obsługującym je i oprawiającym materiały zgodnie z życzeniem.
5. Rozliczenie – jedna faktura za kompleksowa usługę i materiały. Oferujemy taki sam poziom usług, jakości i terminowości we wszystkich krajach, w których operujemy (Polska, Czechy, Węgry i Rosja)

Serwis Konferencyjny  Copy General to kompleksowa usługa stworzona z myślą o tych, którzy cenią sobie współpracę z profesjonalistami , szanują swój czas i pieniądze